DO THEY GET IT?



Communication starts with the receiver, not you - Giao tiếp bắt đầu từ người nhận, không phải bạn, người vận chuyển thông điệp.


Không biết đã bao lần, tôi hỏi sau khi nhận email, tin nhắn, "em viết vậy nghĩa là sao?"

Cũng không biết đã bao lần, tôi nhận thông tin dài dòng sọc, đọc không nổi, bèn trả lời bằng câu hỏi "Em viết vậy nghĩa là chị phải làm gì?"


Có lúc, tôi được cc trong một mớ loằng ngoằng email qua lại, phát ngán, nên la lên, muốn gì thì nói 1 chuyện thôi, ngắn gọn, nói rõ cần làm gì, và chỉ gởi giùm thông tin relevant - liên quan đến chủ đề đó. Làm ơn đừng phức tạp hoá cuộc đời bằng những mớ bòng bong.

Mà kỳ thiệt! Xã hội này bắt đầu bằng những kiểu nói vu vơ mơ hồ, phức tạp để khỏi ai phải bị buộc vào bất kỳ một hành động cụ thể chi. Nên đám trẻ nhà mình đứa nào cũng nói năng, viết lách rất macro - vĩ mô, big picture - bức tranh to bự quá nhiều chi tiết phức tạp vô song, những kiểu diễn giải đì đùng nhưng nghe xong hông hiểu phải "làm như lào". Riết thành bệnh. Cứ mở lời, đặt bút là dài dòng, uốn éo, quăng hoả mù vào mặt thiên hạ, rồi vỗ đùi tự sướng vì chả đứa nào nó hiểu. Người ta không hiểu, nghĩa là ta nguy hiểm, nghĩa là người ta cần mình để dẫn dắt, giải thích, hướng dẫn chứ gì? Tào lao! Mất thời gian, phí nhân lực.


Thôi đi nghe!


Rảnh quá thì lo mà đi học, đi tập sự thêm. Giao tiếp bắt đầu từ việc quan tâm, thấu cảm người nhận trước khi muốn nhắn gởi đề nghị, yêu cầu, hướng dẫn gì. Điều đầu tiên và quan trọng nhất trong giao tiếp là người ta hiểu đúng, hiểu rõ, làm được điều bạn mong muốn họ làm. Đơn giản là như vậy. Cho nên, môn giao tiếp nó cách xa môn quăng hỏa mù dữ lắm. Đừng có cố!


Giờ viết sẵn cho các bạn vài câu hỏi bạn cần hỏi mình trước khi gởi email hay tin nhắn cho ai. Chịu khó đi. Khi nó thành thói quen, bạn sẽ viết tốt hơn, rõ hơn, dơn giản nhưng impactful - tạo ảnh hưởng hơn theo thời gian bạn nhé. Mọi sự đều có điểm khởi đầu. Chịu khó, thì sẽ được.


1. Do they get what you are trying to say? Họ có hiểu những gì bạn đang viết/trình bày không? Cho nên, viết xong, ráng mà đọc lại 2, 3 lần trước khi gởi đi. Hỏi mình, nếu là người khác, chưa có thông tin gì về vấn đề mình sắp trình bày, viết vậy đọc xong người ta có hiểu không? Đừng nhanh nhẩu đoản. Đừng viết cho xong. Viết là để cho người khác hiểu. Bỏ chút tâm vào!


2. Is there a better way of making it simpler, avoid possible miscommunication or ambiguity? Hỏi mình, có cách nào trình bày đơn giản hơn, tránh hiểu sai hiểu lầm, tránh lang man mơ hồ không? Khi bản thân đặt câu hỏi này cho bản thân, bạn sẽ đọc với tâm thế khác, tâm thế của người nhận. Khi làm được chuyện này, bạn sẽ tự mình chỉnh sửa thay đổi để thông điệp rõ ý, dễ hiểu hơn.


3. Call to action - yêu cầu và mục đích chính mình muốn người ta làm khi đọc xong là gì? Nó có rõ ràng dễ hiểu không? Nó có nằm ở vị trí đương nhiên người ta phải đọc không, ví dụ ngay đầu hay ngay trước khi kết thúc?


4. Reference data - dữ liệu tham khảo gởi kèm có liên quan không? Cái gì không liên quan, dễ gây rắc rổi hoang mang không biết phải làm gì với nó thì làm ơn bỏ ra. Đời đã phức tạp rồi, thời gian đã hữu hạn rồi, đừng đánh đố nhau. Cần mới gởi, không liên quan đừng đưa cả mớ hỗn độn cho người khác. Mà đời này, có các kiểu drive, nên người ta hay lạm dụng. Quăng 1 đám dữ liệu trong drive rồi tự bắt người đọc xà quần kiếm thứ liên quan. Vậy, không gọi là giao tiếp, mà gọi là vô trách nhiệm, đùn đẩy việc cần làm cho người nhận.


5. Never write to kill - đừng viết để giết người đọc. Những loại email dài loằng ngoằng, suy nghĩ hàng tuần mới viết xong, xin đừng gởi. Không ai trên thế giới này đọc nổi những kiểu tràng giang đại hải thế. Muốn gì thì thảo luận thống nhất. Email là để confirm - xác nhận lại thông tin. Đừng mang hết tâm sự hông dám, không muốn nói đổ vô cái email làm khổ người nhận. Có điều, viết cho đài không ai đọc, phí thời gian.


Vậy nha, viết cũng là một kênh giao tiếp, và kênh giao tiếp nào cũng bắt đầu từ việc thấu cảm người nhận. Nếu không vì họ, giao tiếp để làm gì? Nếu chỉ viết ra, nói ra cho đã nư bạn, cho xong việc, thì bạn hoàn toàn không có kỹ năng giao tiếp.


Do they get it? Cuối cùng, họ có hiểu những gì ta gởi hay không?

6 lượt xem

Bài đăng gần đây

Xem tất cả

THE UNSAID