Trước giờ, không nhớ do được dạy dỗ từ gia đình hay do phải tự lập từ sớm, làm gì tôi cũng nghĩ trước, lên check list công việc trước, chuẩn bị trước, và đôi khi chuẩn bị nhiều hơn cần thiết. Đặc biệt, khi sự kiện hay công việc, buổi họp là quan trọng thì sẽ ngồi suy nghĩ thấu đáo hết tất cả những tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị luôn cho cả những tình huống giả định, có thể hay có thể không xảy ra đó. Đây có thể nói là một kỹ năng cực kỳ quan trọng, vì nó thể hiện một người làm việc có chuyên nghiệp và cẩn thận hay không.
Tôi rất ghét đi họp hay đi đến nơi triển khai công việc mà tơn tơn đến, không biết đến để làm gì, không chuẩn bị để làm việc và đóng góp hiệu quả nhất. Có lẽ, chính vì bản thân phải vừa di chuyển vừa làm việc liên tục, quá nhiều, nên tôi đã được tôi luyện phải có khả năng tổ chức cực kỳ tốt trong mọi việc. Và với tính chất công việc như vậy, tôi cũng không sử dụng trợ lý vì hoàn cảnh thay đổi quá nhanh, cần linh hoạt và đưa ra quyết định tức thì, nhanh chóng, chuẩn xác nên tự mình sử dụng trợ lý ảo cũng đã quen. Thật ra, khi đã có kỹ năng và rèn luyện thành thạo rồi thì việc tổ chức và chuẩn bị tốt, chu đáo nó ăn sâu vào máu, vì biết rõ bản thân cần phải hiệu quả nhất có thể mới làm việc hiệu quả được.
Vậy mà, tôi thấy phần lớn các bạn trẻ Việt Nam lại thiếu khả năng này nhất. Làm gì cũng tới đâu tính tới đó, gặp sự cố thì rối lên vì không lường trước và chuẩn bị cho sự cố, rất bị động không suy nghĩ hay lên kế hoạch kỹ càng trong công việc, và vì vậy suốt ngày chỉ chạy theo sự cố mà thôi chứ chưa bao giờ chủ động làm chủ được tình thế. Khi để cho bản thân rơi vào thế này, bạn sẽ mãi mãi sẽ chạy theo sau, react - phản ứng bị động và dọn dẹp những tình huống không lường trước, làm việc cực kỳ kém hiệu quả và luôn luôn trễ timeline. Ở cái thế này, bạn tự mình thể hiện sự không chuyên nghiệp, thiếu chủ động, thiếu kỹ năng tổ chức và thực hiện. Đi làm mà ở thế này thì dễ bị sếp hét, đồng nghiệp bực mình, không hợp tác, và bản thân sẽ bị stress dài hạn vì không làm gì ra gì hay hiệu quả. Do đó, các bạn trẻ rất cần lưu ý và rèn luyện khả năng chuẩn bị tốt cho tất cả những gì cần làm, muốn làm, đang làm. Đừng có hồn nhiên như cô tiên đi tơn tơn vào cuộc họp, buổi làm việc mà chưa chuẩn bị gì. Đây là một số tip cho các bạn chưa biết hay chưa quen với cách làm việc có chuẩn bị nhé:
Việc mình sắp làm, cuộc họp mình sắp vào kế hoạch hay chương trình ra sao?
Việc nắm rõ thôi gian biểu và chương trình của bất kỳ việc gì mình sắp làm cực kỳ quan trọng. Nó giúp bạn biết rõ cần vai trò của bản thân trong ngữ cảnh chung và sự cần thiết phải lắng nghe, tiếp nhận và tiếp nối hay đóng góp của bản thân trong bối cảnh cộng tác chung với những người tham gia. Không ai chỉ lo chăm chăm chuyện của mình, riêng lẻ, không ăn nhập gì tới người khác mà làm việc hiệu quả hết.
Trong đó, ai sẽ làm gì tại thời điểm nào?
Luôn có một lý do logic tại sao phải sắp xếp ai làm gì tại thời điểm nào cho chương trình chung nó tối ưu nhất. Vì vậy, cần hiểu rõ vai trò của mình là như thế nào, là mắc xích thứ mấy, tại sao lại như vậy, và việc của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người phía trước, phía sau, hay cả đội ngũ. Khi để tâm suy nghĩ và hiểu rõ vai trò này của bản thân, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn, kết nối tốt hơn và giúp cho việc chung đạt kết quả tốt hơn.
Có ai mới, cần được quan tâm hơn hay giúp đỡ không?
Một sự tập hợp sẽ thường có người cũ, người mới, người quen, người chưa quen hoặc rất xa lạ. Khi rơi vào hoàn cảnh như vậy, mọi thứ có rủi ro bị delay, trật nhịp, không đúng kế hoạch vì có lỗi hay hiểu lầm trong giao tiếp. Cũng có khi, người mới gặp khó khăn trong việc tìm ra, tìm đến, hay chuẩn bị tốt cho công việc, sự kiện chung. Họ cần được giúp đỡ và chỉ dẫn nhiều hơn, kỹ hơn, tốt hơn, tận tình hơn, và cần cả một chiếc contact để liên hệ hỗ trợ khi cần. Người biết chuẩn bị sẽ nghĩ thay cho họ và chuẩn bị mọi thứ để hỗ trợ tốt nhất, tránh tình trạng rủi ro không cần thiết.
Họ, và mình, có cần những công cụ hay thiết bị hỗ trợ gì không?
Luôn phải biết rõ mình cần công dụ hay thiết bị gì, luôn phải tự mình kiểm tra và chuẩn bị phương án backup nếu cần. Đừng đùa việc đó cho người khác, ngay cả nhân viên kỹ thuật và cho là họ đương nhiên phải làm tốt. Ừ thì họ đương nhiên phải làm tốt vì đó là job của họ, nhưng đòi hỏi của mình nếu không tự check thì làm sao biết được nó có đúng ý bạn không? Đâu ai trên đời này tự nhiên mà biết được thứ bạn cần.
Có rủi ro nào về hỗ trợ có thể xảy ra hay không? Nếu có thì backup - giải pháp hỗ trợ có thể là gì?
Khi tự kiểm tra, bạn sẽ nhận ra rủi ro có thể có, ví dụ cái máy tính sử dụng hệ điều hành cũ quá không mở được file mới, ví dụ cái dây cắm không tương thích với máy Mac, ví dụ mở video không có âm thanh, vv. Khi thấy rủi ro có thể xảy ra thì bản thân cần backup phương án ngay. Vì khi mọi sự bắt đầu thì mình không có thời gian để tìm cách thay thế nữa. Mọi thứ phải sẵn sàng ngay tại chỗ ngay cả trong trường hợp cần thay thế.
Có vấn đề gì về con người, giao tiếp, cảm xúc cần lưu ý, vì nó có thể ảnh hưởng đến kết quả buổi làm việc hay cuộc họp hay không? Nếu có, giải pháp phòng bị có thể là gì?
Một buổi làm việc, sự kiện, cuộc họp, hội thảo, hội nghị, vv đều có nhiều người khác nhau tham gia vào. Mà đã nhiều người thỉ sẽ có nhiều cảm xúc, khi thuận khi nghịch. Nếu cảm thấy có rủi ro những cảm xúc này có thể gây ra vấn đề cho chương trình hay công việc mình sắp làm, thì bản thân cần phải suy nghĩ mình sẽ làm gì, giải quyết thế nào cho mọi việc suông sẻ nếu lỡ có xảy ra. Sự chuẩn bị này vô cùng cần thiết vì nó có thể make it or break it - ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một chương trình.
Ai có thể là người hỗ trợ mình khi có sự cố xảy ra? Khi nào mình nên brief cho họ biết trước để khi cần họ biết cần phải làm gì mà không mất thời gian kể lể?
Khi rủi ro xảy ra, ai còn thời gian đâu mà giải thích hay kể lể với người mình cần hỗ trợ? Thành ra, sau khi suy nghĩ tận tường về cách chuyện cần chuẩn bị ở trên, nên tìm người sẽ hỗ trợ mình và brief cho họ trước. Có như vậy, khi sự cố xảy ra, mình không cần giải thích dài dòng gì nữa mà họ sẽ hiểu ngay cần làm gì để hỗ trợ mình. Có vậy, mọi thứ mới được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Rồi, vậy nha các bạn trẻ. Làm ơn sử dụng não chuẩn bị thêm một chút để làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn nha.