Trước giờ khi viết email trong công việc xuyên quốc gia, tôi vẫn thường lưu ý cách mở bài, nội dung, và kết email, như cách viết thư truyền thống. Và tôi luôn cám ơn người khác trong email vì lịch sự, vì tỏ ra khiêm tốn, hay vì thật sự biết ơn. Hôm qua đọc bài này trên báo Forbes, tôi thấy tâm đắc nên chia sẻ lại cho các bạn tham khảo nhé. Số là gần đây tôi nhận rất nhiều email từ cá nhân và doanh nghiệp, và nhiều email nhận & đọc xong cảm thấy người viết thiếu tôn trọng, không có chữ lễ, không đủ EQ để làm cho người đọc có thiện cảm với mình.
Email cần phải có lời chào mở đầu, có nội dung thân bài, và có lời chào kết thúc. Cách bạn kết thúc email ảnh hưởng rất lớn đến việc người khác có thích trả lời email của bạn không. Thường thì khi viết, người ta chỉ lo tập trung vào phần nội dung mà xem thường hoặc quên đi những chi tiết khác. Nghiên cứu gần đây của công ty cung cấp giải pháp email hiệu quả Boomerang cho thấy cách bạn viết lời kết cho email đóng một vai trò quan trọng ảnh hưởng đến quyết định trả lời của người đọc. Nghiên cứu 350 ngàn email, báo cáo cho thấy khi viết lời chào kết, email tăng tỷ lệ được hồi đáp là 47.5%. Lời chào kết mang lại kết quả tốt nhất bao gồm:
1. Thanks in advance – Xin cám ơn trước 2. Thanks 3. Thank you 4. Cheers – xin chào (người Úc và Anh hay sử dụng chữ này) 5. Kind regards 6. Regards 7. Best regards 8. Best
Những lời kết diễn tả lòng biết ơn sẽ giúp tăng khả năng hồi đáp lên 36%. Trong đó, “Thanks in advance” hiệu quả nhất, với tỷ lệ hồi đáp 65.7%, “Thanks” có tỷ lệ hồi đáp 63%, và “Thank you” có tỷ lệ hồi đáp 57.9%. Sự biết ơn giúp người ta đi xa, trong mọi trường hợp, và trong cả việc hồi đáp email.
Những lời chào kết chung chung như “Kind regards”, “Regards”, “Best” có tỷ lệ hồi đáp thấp hơn 51.2%. Tuy nhiên cũng được hồi đáp nhiều hơn so với email không có lời chào kết. Đối với những lời chào kết sáng tạo hơn, người viết nên viết tuỳ theo ngữ cảnh và quan hệ với người nhận email. Viết sáng tạo thế nào là tuỳ bạn, nhưng phải viết thật với lòng mình, đừng show-off. Cái gì thật sự từ tâm sẽ được đón nhận bằng tâm.