Em nói, em không biết cái này là điểm mạnh hay điểm yếu. Em không biết say no. Bạn bè ai nhờ gì cũng lăn ra làm. Nhiều khi thấy mình làm vậy bạn mình cũng đâm ra ỷ lại. Tệ nhất là chuyện của riêng mình em làm lại không xong. Em hỏi tôi, Vậy theo chị là đúng hay không đúng?
Câu hỏi của em làm tôi nhớ, chuyện của một bạn nhân viên. Bạn này cũng lao ra giúp đỡ mọi người. Thấy ai đang làm gì cũng hết lòng nhảy vào giúp đỡ. Có điều, chuyện tôi giao, bạn làm hổng có xong. Hỏi tại sao giao việc mà làm không xong, bạn trả lời rất tự hào, dạ em nhiều việc phải giúp đỡ người khác quá.
Giờ vầy nhe. Một tổ chức, một dự án, một xã hội, mỗi người đều có việc của mình. Team có bao nhiêu người, thì mỗi người đều được phân công một số việc. Những việc này, dây mơ rễ má với nhau. Chuyện bạn làm không xong, nghĩa là bạn đang làm phiền, rất phiền, ảnh hưởng cực kỳ lớn đến việc chậm tiến độ hay không hoàn thành công việc của người khác. Do đó, làm gì làm, lo mà xong chuuyện của mình trước đã, Hoàn thành nhiệm vụ của mình, mới là việc lớn nhất mà bạn có thể làm để giúp đỡ mọi người xung quanh. Khi nào làm xong mà còn rảnh thời gian, thì OK giúp đỡ người khác là tốt. Nhưng cũng nên suy nghĩ, mình nhúng vào là giúp hay phá, vì chưa chắc những gì bạn biết, thật sự đúng chuyên môn. Biết cách SAY NO do đó là một kỹ năng, và là một trong những kỹ năng quan trọng để giúp con người làm việc có năng suất và hiệu quả. Những người làm việc hiệu quả họ làm gì? Bạn tham khảo ở đây nhe.
1. They never touch things twice – Họ không bao giờ làm 1 việc hai lần: Tôi có thói quen, khi chưa đủ thông tin, không bao giờ giải quyết. Giải quyết chi cho mất thời gian, vì cũng không đưa ra được quyết định. Đụng vào, rồi cũng phải xếp lại, mất thời gian. Email, đọc xong trả lời dứt điểm, chẳng bao giờ viết nửa chừng rồi bỏ đó đi làm chuyện khác, mai lại giở ra viết tiếp. Thói quen xấu này là nhiều người có lắm nhe. Viết nửa chừng bỏ đó, xong quên luôn. Đến khi hỏi sao không trả lời, thì ủa dạ em quên mới trả lời một nửa. Não người, khi vận hành, tiếp nhận thông tin, đã tốn sức rồi. bạn nhận thông tin xong không giải quyết, bỏ đó, rồi bữa sau tốn lại bao nhiêu đó sức để đọc và tiếp nhận thông tin lại từ đầu, hỏi làm sao hiệu quả? Nên việc gì đã tốn thời gian tìm hiểu, thì xử lý cho tận gốc giùm. Đừng có lửng lơ con cá vàng thế chứ.
2. They get ready for tomorrow before they leave the office – Chuẩn bị sẵn sàng cho ngày hôm sau: tôi hay nói với team, đừng có làm chuyện hôm nay giùm đi. Làm ơn hôm nay làm chuyện của ngày mai. Tuần này làm việc của tuần sau. Tháng này làm việc của tháng sau. Làm việc mà không lên kế hoạch, không chuẩn bị cho tương lai, toàn chạy theo quá khứ thì không gọi là làm việc. Gọi là đối phó nhe.
3. They eat frogs – Chuyện khó nhằn làm trước: người hiệu quả không trốn chạy. Họ nhìn thẳng vào những việc thử thách trước, và thường là dành thời gian đầu ngày để giải quyết cho xong việc khó. Việc dễ hơn để lại làm sau để khỏi bị áp lực trốn chạy với thời gian. Mà khi làm, thì tập trung, không phân tâm để giải quyết cho dứt điểm, không giữa chừng bỏ đó.
4. They fight the tyranny of the urgent – Không bị cuốn vào việc gấp: Có 4 loại việc - Không gấp và không quan trọng: gấp cũng không mà quan trọng cũng không thì làm chi? Bỏ hết mấy chuyện kiểu này đi nhe. - Gấp nhưng không quan trọng: Chuyện này làm mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc đây. Gặp chuyện này thì giao cho nhân viên cấp dưới làm chứ bạn lo làm rồi chuyện quan trọng cần làm bạn bỏ cho ai? - Quan trọng nhưng không gấp: mấy chuyện này mình cần giải quyết nhưng có thời gian thì đưa vào kế hoạch để xử lý theo kế hoạch và trình tự. - Quan trọng và gấp: đây là chuyện bạn cần prioritize – ưu tiên làm trước. Giờ hiểu cách prioritize rồi nhe. Ngồi xếp lại thứ tự ưu tiên công việc và xác định việc gì là việc cần làm nhe.
5. They stick to the schedule during meetings – Triển khai cuộc họp đúng theo kế hoạch: xưa giờ đi làm, ghét nhất là sắp xếp họp mà không biết họp chủ đề gì, họp bao lâu, và mục tiêu buổi họp là gì. Mà Việt Nam là giỏi vụ này lắm. Họp hoài, họp hoài, nói tán loạn mất thời gian mà cuối cùng chẳng ai biết phải làm gì. Bởi vậy, hiệu suất làm việc 28 người Việt mới bằng một người Sing là đúng rồi. Thay đổi giùm, bớt họp lại, họp có chủ đề, có mục đích rõ ràng, trong thời gian qui định là bao lâu rồi cứ đúng vậy mà làm cho đỡ mất thời gian.
6. They say no – Họ nói không với những việc không cần thiết: vụ này nói dài dài ở trên rồi đó. Phải biết học cách nói không với những thứ chẳng quan trọng cũng chẳng đóng góp gì được cho ai. Lo mà hoàn thành việc của mình trước đã.
7. They only check emails at designated times – Chỉ check email tại những thời điểm qui định: Email cũng gây mất tập trung nhe. Khi bạn đang có việc cần gỉai quyết, ví dụ hoàn thành xong proposal gởi cho khách hàng mà bạn cứ để email nó rơi vô hộp ding ding rồi giở ra đọc hoài, có khi còn quên việc đang làm đổi qua trả lời email thì hiệu quả làm việc giảm cực độ nhe. Khi nảo đang suy nghĩ một vấn đề, bạn bỏ qua làm chuyện khác thì tất cả những gì đang tập trung suy nghĩ sẽ bị quên đi. Khi quay trở lại vấn đề đó, bạn lại phải khởi động, tiếp cận lại thông tin, nhớ lại cách phân tích, tìm lại dòng suy nghĩ. Vậy, mất thời gian là đúng rồi. Cho nên, người hiệu quả không phản ứng tức thời với email mà qui định cho mình giờ check. Tôi thì, sáng không bao giờ check email trước mà bao giờ cũng làm việc quan trọng xong rồi mới check email. Quan trọng thì đã gọi điện. Đừng gởi email và cho rằng người khác phải trả lời ngay. Email là để trình bày thông tin, không phải để đổ thừa nhau là tôi đã gởi rồi mà tại anh chưa đọc.
8. They go off the grid – Họ ngắt kết nối khi cần thiết: Khi cần suy nghĩ hay hoàn thành một việc gì đó mà cần sự yên tĩnh, cứ ngắt kết nối và cho một người tin cậy hay trợ lý mình biết khi nào và chuyện gì cần báo. Nếu không, thế giới này sẽ chẳng bao giờ tha ai. Thế giới gì mà chuyện chi cũng urgent, chuyện gì cũng phải ngay tức khắc. Riết rồi quen. Làm toàn chuyện urgent nhưng chẳng có gì quan trọng.
9. They put technology to work for them: công nghệ là để hỗ trợ giúp con người làm việc hiệu quả hơn. Platform gì, app gì cũng được, miễn nó thích hợp với team, miễn nó hiệu quả thì sử dụng. Messenger cũng được, whatsapp cũng xong, skype cũng OK. Sao mà team giao tiếp tốt nhất thì làm. Chẳng cần chạy theo trend làm gì và làm rối đội hình cho mệt.
Rồi, người hiệu quả là vậy đó. Giờ lo làm chuyện của mình và làm cho hiệu quả đi nhe.
Comments